España – Poderes de Representación de las Empresas

Resumen

Una de las cuestiones que más dificulta el comienzo de las actividades al crear una sociedad (filial) en España es la relativa a los poderes: ¿Qué es un poder? ¿Son necesarios? ¿Cómo funcionan? En España esta cuestión tiene importancia práctica y su funcionamiento no siempre coincide con lo que ocurre en otros países. Apuntamos en este comentario alguna idea para comprender cómo actuar al crear una sociedad.

¿Qué es un poder? Un poder permite a la sociedad actuar representada por una persona (apoderado o representante). El apoderado podrá, por ejemplo, firmar un contrato en nombre de la sociedad si ésta le ha dado poder (facultad) para hacerlo. Por ejemplo, pedir un préstamo a un banco.

Para hacerlo la sociedad tendrá dos tipos de representantes: un “representante orgánico” (los administradores) y los “representantes voluntarios” (apoderados).

En primer lugar, una sociedad debe tener, al menos, un administrador

El administrador (o administradores) es el “representante orgánico”. Es decir, es un órgano (órgano de administración) de la sociedad, la representa y puede contratar en su nombre.

Este “órgano” puede ser unipersonal (un único administrador), pueden ser varias personas que actúan de forma individual o conjunta, o puede ser un consejo de administración (“órgano colegiado”). La facultad de representación reside en el “órgano”. Es el órgano quien representa a la sociedad y no necesariamente los miembros que lo componen.

La primera labor, por lo tanto, es decidir la estructura del órgano y se toma al constituir la sociedad, aunque luego puede cambiarse. De esta forma, el administrador único tendrá todas las facultades para representar a la sociedad, los administradores individuales también si son “solidarios”, o tendrán que actuar conjuntamente si fueran administradores “mancomunados”, y el consejo también las tendrá, pero como órgano (no individualmente cada consejero).

Esta última observación (las facultades las tiene el órgano y no necesariamente sus miembros) es importante cuando la sociedad está administrada por un Consejo de Administración. El hecho de que exista un consejo de administración no supone que cada miembro tenga las facultades para representar a la sociedad, sino que las tiene el órgano en su conjunto. El consejo, puede, sin embargo, delegarlas. Cuando el consejo delega las facultades en uno de sus consejeros (es posible, pero no obligatorio nombrar uno), éste se convierte en “consejero delegado”. Entonces sí, ese consejero podrá representar a la sociedad en todo aquello que se le haya delegado.

Los apoderados para

En segundo lugar, además de los administradores, la sociedad puede tener (no es obligatorio) otros “apoderados”. Estos son los “representantes voluntarios”, es decir, nombrados “por voluntad” de la sociedad.

Un apoderado es alguien a quien la sociedad le otorga facultades para representarla. Facultades para realizar determinadas cosas.

Como decíamos al comienzo, en España la actuación mediante poder es bastante rigurosa, de forma que una sociedad no podrá normalmente estar representada por nadie que no tenga ese poder (facultad) para hacerlo. Por ejemplo, si la sociedad autoriza (apodera) a una persona solo para firmar contratos bancarios, no podrá firmar contratos con empleados.

Las facultades que se otorgan a una persona han de ser, por lo tanto, expresas. Si una persona está autorizada para abrir una cuenta corriente, no se supone que pueda pedir un préstamo. Y de esta forma, las facultades sirven como marco de actuación: qué puede hacer el apoderado y cuáles son los límites. Y a veces estos límites vienen de la propia facultad (abrir una cuenta bancaria no autoriza para pedir un préstamo) o pueden ser cuantitativos (pedir préstamos, pero solo hasta 100.000 euros), o temporales (pedir préstamos, pero hasta el 31 de diciembre de 2025) o incluso necesitando la actuación de más de una persona (pedir préstamos, pero firmando juntamente con la persona “Z”). Y, por supuesto, una combinación de todas ellas: el apoderado “X”, puede pedir préstamos firmando con el apoderado “W” hasta 100.000 euros, y con el apoderado “Z” hasta 1.000.000 euros.

A la hora de crear una sociedad en España es, por lo tanto, muy recomendable, pensar cómo se van a otorgar las facultades, especialmente, si el órgano de administración no reside en nuestro país. Según hemos visto por experiencia, no es infrecuente crear una sociedad nombrando a un administrador residente en el extranjero sin designar ningún apoderado en España. Esto es válido jurídicamente, pero, de alguna forma, se está dificultando el funcionamiento de la sociedad: la única persona para firmar contratos y representar a la sociedad reside en el extranjero lo que, desde el punto de vista práctico, supondrá un importante inconveniente.

El procedimiento para apoderar (facultar) a una persona es sencillo. Basta una decisión del órgano de administración, formalizarla ante notario y registrarla en el Registro Mercantil. De esta forma, cualquier persona podrá verificar que la persona nombrada puede representar a la sociedad en ese acto concreto. La cuestión requiere, eso sí, encontrar una persona de confianza (un empleado, un socio residente, un tercero), pero el riesgo puede modularse con las posibilidades de limitación que hemos visto.

En conclusión

A la hora de crear una sociedad en España, si el administrador no residirá en nuestro país, tenga en cuenta cómo organizar los poderes, a quién apoderar y cómo limitar, en su caso, sus facultades.

Y los poderes que más va a necesitar y con más urgencia son:

• los que permitirán contratar con bancos (abrir y gestionar cuentas bancarias),
• los relativos a los empleados (contratar, inscribirlos en la seguridad social, pagos de salarios),
• los que permitan contratar suministros (contratos de electricidad, agua, teléfono) y otros contratos generales (alquiler, vehículos, contratos de distribución), y
• gestionar la firma electrónica de la sociedad (relaciones con las administraciones públicas, pagos de impuestos).

Si no se toma esa decisión oportunamente se podría retrasar o dificultar la actividad que se inicia.

Y en caso de dudas, mejor consultar con un abogado local.